2013-8-13 5:13:41 关键词:会计电算化,教育资源 毕业设计 网站

浅议会计电算化在中小企业中的实施与应用

来源: 百优资源网 作者:管理员

核心提示:本文对在中小企业中实施会计电算化的影响因素进行分析,提出了中小企业实施会计电算化的一般措施。分析了会计电算化系统的构建、租用财务软件和代理记账电算化等三种模式的优缺点,最后从如何构建会计电算化系统的角度,分析设计了会计电算化系统在中小企业的实施方案。
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浅议会计电算化在中小企业中的实施与应用

摘要:在信息技术飞速发展的今天,会计电算化成为企业获取信息的重要工具。会计电算化是企业ERP实施的重要方面。中小企业是我国国民经济的生力军,在我国国民经济中占据重要地位,中小企业如何利用会计电算化提升市场竞争力,成为企业决策者面临的重要问题。在中小企业实施会计电算化成为当前我国提高综合国力的重要措施。本文对在中小企业中实施会计电算化的影响因素进行分析,提出了中小企业实施会计电算化的一般措施。分析了会计电算化系统的构建、租用财务软件和代理记账电算化等三种模式的优缺点,最后从如何构建会计电算化系统的角度,分析设计了会计电算化系统在中小企业的实施方案。

关键字:会计电算化;中小企业;对策;

一、引言
    在科学技术飞速发展的今天,世界经济向着全球化、信息化和网络化方面发展,信息技术已经渗透到社会生活的方方面面。信息化水平逐渐成为衡量一个国家现代化水平的重要标志。在欧美等西文发达国家,信息技术和网络技术已成为经济发展的主要推动力。在企业信息化建设中,会计电算化是重要方面,会计信息资源是企业经营管理信息的主要资源,国家也越来越重视信息化建设的重要性。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》提出了“大力推进国民经济和社会信息化,把工业化和信息化结合起来,以信息化带动工业化”的战略。2008年3月,国家发改委发布的《关于强化服务,促进中小企业信息化的意见》中,也从政策上对推动中小企业信息化建设进行引导和支持。会计信息化的实施可以提升会计信息的及时性,降低会计工作人员的工作量,促进会计管理职能的发挥,从而促使企业在全球化竞争环境下提升企业竞争实力。本文从电算化影响因素的角度对中小企业实施会计信息化进行分析,提出具体实施方案。

二、基本理论概述
(一)中小企业及其特点
     美国1953年颁布的“中小企业法”规定:凡是独立所有和经营,并且在某一事业领域不占支配地位的企业均为中小企业。我国中小企业的划分标准与国外有所不同。我国在2002年6月29日第九届全国人民代表大会上通过了《中华人民共和国中小企业促进法》,规定我国“中小企业是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。”我国中小企业数量多,分布广,体制灵活,组织精干,规模小,管理水平相对较低,竞争力较弱。中小企业在经营管理机制方面也具有大企业不具备的优势:(1)不怕市场竞争,在激烈的市场竞争中求生存;(2)中小企业具有经营机制方面的灵活性与易变性;(3)中小企业具有一大批敢于负责的企业家。

(二)会计电算化系统
    电算化会计系统是通过利用先进的电脑技术,加工会计数据,提供会计信息的系统。会计信息是企业经营决策管理的重要依据。会计电算化系统是由会计人员、会计数据、计算机软硬件和系统运行规范等组成。会计电算化业务主要涉及采购、生产、销售、人力、财务等环节,通过对会计凭证进行添加、修改、审核和查询等操作,完成记账和结账等业务工作。当会计人员在遇到业务问题时,不但要考虑和企业的业务过程的统一性,还要考虑物流、资金流、人力间的关系,正确处理企业风险和机会。在信息技术快速发展的今天,信息技术越来越受到重视,会计电算化成为会计工作的发展方向。会计电算化系统在企业信息化建设过程中起到桥梁和纽带作用, 是促进会计基础工作规范化管理的有效措施。

(三)会计电算化背景下中小企业会计工作特点
    由于我国中小企业会计工作的主体、机构、人员、会计控制和会计信息有效性等方面的原因,国有、股份、民营和外资等所有制企业并存,会计人员身兼数职,会计信息失真的情况尤为常见。存在自建会计电算化系统、租用在线财务系统和代理记账等模式。因此,选择合适的会计电算化模式和会计电算化人才,正确配置计算机软硬件系统,成为会计电算化背景中小企业对会计工作的特别要求。

(四)中小企业实施会计电算化的必要性分析
    中小企业实施会计电算化后,可以大大提高会计人员的工作质量和工作效率,促进会计管理职能的应用,对会计工作的进一步完善有重要意义。传统的手工会计工作模式效率低,易出错,工作量大;会计电算化的引入对完善会计工作的建账、报表等有重要的现实意义;核算和监督是会计的基本职能,人工审核速度慢,错误多,会计电算化可能性改变传统的会计工作模式,使财务会计的日常管理由事后监督向事前预测和事中控制转变,使财务管理相关人员利用会计信息进行管理、分析、预测和决策提供依据;会计电算化使会计工作尤其是会计数据处理方式有了质的飞跃,影响着会计核算内容、方法、程序等会计理论。


三、我国中小企业会计电算化系统实施的影响因素
     由于我国中小企业建设会计电算化系统较晚,发展较慢,软件功能应用少,财务软件实施效果相对较差,存在信息孤岛现象,财政部门作用发挥不到位等等问题的存在,造成我国中小企业在实施会计电算化过程中还存在一些影响因素,主要体现在以下几个方面:
    ①企业领导不重视。实施会计电算化系统是“一把手工程”,领导是否重视是第一关键要素。我国中小企业有的领导不注重会计电算化对企业管理质量、竞争能力等方面的重要作用;
    ②企业工作不需要。由于主观上缺少认识,没有充分认识到实施会计电算化的重要性,忽视了会计电算化的经济决策功能;
    ③财会人员素质较差。财会人员素质是实施会计电算化的重要保证,中小企业由于竞争实力弱,不能吸引高学历和高素质人才,更缺乏既懂电脑又懂会计的复合型人才,领导不放心投入大额资金实施会计电算化系统;
    ④受到资金方面的制约。中小型企业由于规模小、资金少,会计电算化软硬件设备贵,企业对这种见效缓慢、风险较大的会计电算化持观望状态。
    ⑤财务软件的因素。由于领导及财会人员知识水平的限制,认为财务软件难度大,加上“ERP”、“MRP”等软件的复杂性,很多企业打消了购买和使用的念头。
    ⑥财政部门没有发挥好管理职能。由于宣传作用不到位,很多领导认为会计电算化是新生事物。财政部门没有发挥好培训作用,培训内容单一、考核内容简单、培训时间较短。

四、促进中小企业实施会计电算化系统的建议
     由于我国中小企业实施会计电算化系统受多方面因素的影响,造成实施缓慢,须针对影响因素,配合多种措施,促进会计电算化的实施。第一,要加大宣传促进领导重视。企业决策者从思想上接受会计电算化是其实施的关键因素,要加大对会计电算化的宣传力度,改变领导对电算化的认识。第二,要营造有利的外部环境。要通过政策的形式对实施会计电算化进行指导,完善的会计电算化法规、政策,激励应用会计电算化的机制与环境。第三,要强化培训提高员工素质。要选择合适的培训软件、培训内容和培训时间,对培训效果进行检验。第四,有针对性的开发财务软件。以简单、完整、强健壮、通用为原则进行财务软件设计。


五、中小企业会计电算化系统实施的模式选择
(一)自行构建会计电算化系统
    企业可以自行购买会计电算化所需的各种软硬件设备,制定会计电算化管理章程和制度,自行培训会计操作人员,自己负责系统的日常维护和运行等工作。这种模式对企业管理水平和资金的要求都比较高,要求领导对会计电算化有充分的认识,熟悉计算机硬件设备和网络配置,要求有健全的会计电算化内部管理制度和较高水平的会计人才。该模式可以充分满足企业的实际需求,不依赖其它系统,数据安全可靠性较高。
(二)租用在线财务软件模式
     这种模式也叫ASP(Application service provider——应用服务供应商)模式。企业不购买计算机软件和硬件设备,只通过网络租用在线财务软件,将数据存放在其它公司进行会计核算等财务管理工作。ASP 站点是企业的电算中心,企业是ASP站点的用户。ASP负责系统的日常维护和运行等工作。这种模式节约资金投入,降低了设备和软件的选购难度。但财务数据的安全性较差,数据转换难,可能会受到网络响应速度的限制。
(三)会计电算化代理记账模式
    代理记账模式是根据《代理记账管理办法》中对代理记账的规定,企业不参与会计电算化工作,由有代理记账权限的代理机构按期收费来完成相关工作。企业减少了人员培训和会计电算化管理制度等工作,节约了资金投入,降低企业管理标准,规范了会计业务处理。但财务数据信息的安全性较差,信息缺少灵活性。

六、自行构建会计电算化系统实施方案
(一)会计电算化系统的总体规划方案
    中小企业是我国国民经济的生力军,是国民经济的重要组成部分,数量多,分布广,涉及到制造、零售、物流等竞争性行业。不同的经营方式对会计电算化的需求也不同。网上免费财务软件缺乏灵活性、针对性,数据安全性无法保障。很多大型财务软件又是通用型的,费用高昂,操作复杂。针对企业的客观实际开发专门的易于操作的个性化财务软件十分必要。本方案在硬件环境选择上以当前主流的配置为准,考虑软件平台与财务软件的兼容问题的扩展性。
    在总体结构方面,针对中小企业的客观情况和会计电算业务需求,对企业的用户信息、会计科目、会计凭证等有相应设置,从而提高工作效率,保证数据的准确性和及时性。初步的总体结构设计如下图所示:

    账套管理子系统主要进行设置账套名称、单位名称、会计科目、设置分类编码方案等信息;用户管理用于设置系统用户使用权限、数据备份等管理;记账子系统用于设置凭证管理和记账管理;报表子系统主要用于自动生成财务报表;期末处理主要用于期末汇总、自动结转等功能。
(二)会计电算化实施中的岗位设置
     中小企业在实施会计电算化后,要加强对系统维护人员的制度管理,按照“责、权、利相结合”原则,健全岗位责任制度。进行岗位设置时注意体现工作重点转移、不相容岗位分离、注重灵活性等原则。在岗位划分的思路上可以参考电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员等岗位。
(三)适时进行电算化替代手工记账
    实施会计电算化的目标就是利用计算机替代手工记账,企业应根据实施的进展情况,创造条件,为甩掉手工账作好准备,节约资源,避免人、财、物的浪费。首先,甩账前做足准备工作,制定完善的甩账流程,要求进行至少三个月的手工会计处理与电算化处理同步,建立完善的会计岗位职能分工,加强会计数据、会计工作程序、会计信息输出等规范化工作。其次,手工处理与计算机处理并行工作,检验各种核算方法,对会计科目体系进行完整性和正确性检查,检查操作熟练程度,同时纠正会计自动化软件的业务处理等错误。
(四)会计电算化软件的基本操作流程
     管理型的财务管理系统一般包括财务、供应链、管理分析等三大部分。实施电算化后,其会计核算流程与手工会计核算流程是基本相同的,但在具体核算过程中,各环节在核算内容方面有很大差别。由于企业规模和经营类型的不同,电算化在具体细节上也会存在差异,但基本流程则是相同的。首先是系统初始化。主要进行建账及基础档案设置、各子系统基础参数设置、期初余额的输入及校验等工作。其次是日常业务处理。主要包括输入、处理、输出、利用等各方面的工作。最后是期末处理。会计期末,企业进行账账、账证、账实核对、并进行结转处理,最后进行结账。


参考文献:
[1] 马春光.国际企业管理[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2002.
[2] 陈新.中小企业会计电算化存在的问题及探讨[J].中国乡镇企业会计,2007,(12).
[3] 白玉双.电算化环境下企业内部控制的完善[D].长春:吉林大学,2008.

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